Dzisiejszy wpis to złudne planowanie i poczucie porażki. 

Wiem, że nie do końca wiadomo o co chodzi. Za chwilę będę to wszystko wyjaśniać. Niestety złudne planowanie jest zmorą milionów Polaków i praktycznie każdego przedsiębiorcy. 

Dlaczego mówię, że każdego? Bo nie znam takiego, który by nigdy nie przeszacował swoich możliwości czasu, nie zawalił terminu, nie robił czegoś na ostatnią chwilę albo grubo, grubo po terminie. 

Myślę, że też odnajdujesz się w tym temacie. To nie jest tak, że ja idealnie planuję. Jak wiesz, prowadzę w tym momencie pięć marek edukacyjnych i naprawdę muszę planować wiele rzeczy z wyprzedzeniem i mieć plan działania, bo bez tego jak dziecko we mgle chodzę i nie wiem za co się złapać. Wszystko wydaje mi się najważniejsze, na już, na teraz, często zapominając o innych zadaniach, które były rzeczywiście ważniejsze. Planowanie jest u mnie bardzo istotne. Ale zdarza mi się również złudnie coś zaplanować. 

Nie wiem czy wiesz, ale kilka miesięcy temu postanowiłam z Michałem napisać książkę. Rozpisałam ten projekt na trzy, maksymalnie cztery miesiące. Niestety przeszacowałam nasze możliwości i czas. Oczywiście bardzo rzetelnie podeszłam do tematu. Projekt „książka” rozpisałam na dużo mniejszych zadań. Zaplanowałam kto, kiedy, jaki rozdział robi, kiedy musimy zaprojektować okładkę i kiedy ona do nas przyjdzie. Wszystko było zaplanowane perfekcyjnie zgodnie ze sztuką planowania. Z tym że my pierwszy raz pisaliśmy książkę. O ile plan działania był bardzo ładnie rozpisany, to przeceniłam nasze możliwości realizacji tych zadań. Zaplanowałam to wszystko na zasadzie „wydaje mi się”: wydaje mi się, że napiszę jeden rozdział w tydzień; wydaje mi się, że Michał odda na czas (a rzadko się to zdarza, więc w ogóle co to był za mój genialny pomysł). Z jednej strony to złudne planowanie ma swoje plusy, ale ma też ogromne minusy. Powiem o nich dopiero na sam koniec. 

Zacznę od plusów, bo gdybym była świadoma tego, że napisanie książki to nie są trzy, cztery miesiące (napisanie, korekta, skład, wydruk), tylko zajmie nam to dużo więcej czasu, że w międzyczasie będziemy mieli tyle zmian koncepcji, będziemy ją redagować dwa razy i mnóstwo rzeczy zmieniać w trakcie, przygotowanie materiałów, zrzutów ekranu, schematów. No po prostu taki ogrom pracy. Gdybym ja to wiedziała na samym początku, to prawdopodobnie ta książka „Zarabiaj więcej” nigdy by nie wyszła z drukarni. W trakcie realizacji uświadomiłam sobie, że nie mamy szans na zrealizowanie tego zadania w tyle, ile wyznaczyłam. Z jednej strony bym to rzuciła, ale gdy już poświęciłam ten czas, to żal mi było zaprzestać pisać dalej, bo przecież tyle czasu na to straciliśmy. W związku z tym dokończyłam ten projekt. Zaplanowałam sobie, że to będzie krótko, więc mój mózg powiedział: „Dobra, lecimy z tematem. Robimy to”. Gdybym od razu wiedziała, że zajmie to tak długo, to bym powiedziała, że w życiu i że nie mam czasu tego robić. Dlaczego zrobiłam klasyczne planowanie na „wydaje mi się”? Ponieważ pierwszy raz sami pisaliśmy książkę i nie mieliśmy zielonego pojęcia o pewnych rzeczach, które wyjdą w trakcie pisania. 

Nie znaliśmy wszystkich procesów tworzenia książki. Też przeszacowaliśmy swoje możliwości, jeśli chodzi o pisanie książki. Jest to naprawdę bardzo męczące zadanie. To się tak wydaje, że usiądzie się w wolnej chwili. Trzeba naprawdę się wyciszyć i wchłonąć w tą treść. To naprawdę trudne zadanie. Co zrobić, żeby uniknąć takiego planowania? Najlepiej zapytać kogoś, kto już coś podobnego już robił. Zapytać ile czasu mu to zajęło i jakie błędy były po drodze. Nie po to, aby się porównać z tą osobą kto szybciej, kto ładniej, kto lepiej. Nigdy się nie porównuj z tą osobą, bo to jest bez sensu i można złapać doła. Zazwyczaj porównujemy się do osób, które wystartowały piętnaście albo dwadzieścia lat przed nami. Ciężko jest ich dogonić, więc tego nie rób.

Porównywanie jest po to, żeby lepiej oszacować ten czas. Wtedy ktoś Ci powie, że w życiu nie napiszesz książki w trzy miesiące. Najbardziej optymistyczną wersją jest pół roku. Jeżeli ktoś napisał trzy książki i mniej więcej wie ile mu to zajmuje, to moje trzy miesiące faktycznie są trochę nierealne. 

Kolejna rzecz, która się sprawdza przy planowaniu: Nie planuj działań z pozycji ile mi to czasu zajmie, tylko ile to czasu zajmie na przykład Krystynie. A wiesz dlaczego? Dlatego, że my w naszych oczach jesteśmy super mega mocni, super mega niezastąpieni, super mega turbo inteligentni i najlepsi na świecie. Mamy tendencję do przeceniania swoich możliwości i wydaje nam się, że mamy super moc naginania czasu jak gumy. Nie mamy takiej mocy. Dla każdego czas płynie tak samo. Lepiej jest myśleć o kimś innym, bo ten ktoś na pewno będzie robił to trzy razy wolniej niż my. Prawdopodobnie to będzie ten czas, którego my też potrzebujemy. Myśl więc właśnie o tym, ile ktoś inny czasu na to potrzebuje, tak jakbyś chciała to oddelegować komuś. 

Kolejna bardzo ważna rzecz dotyczy tego, że musisz rozpisać ten duży projekt na mniejsze zadania, a każde mniejsze zadanie oszacować w czasie. Nie ukrywam, że jest to na początku trochę pracochłonne. Tak samo jak nagranie podcastu. Kiedy nagrywałam pierwszy raz, to wydawało mi się, że około pół godziny do 45 minut i temat zamknięty. Okazało się, że najpierw trzeba wybrać temat. Obecnie go szukam, czytam od Was wiadomości albo sama go wymyślam. Trzeba przygotować materiał, wrzucić go w prezentację, oznaczyć słowa kluczowe, które pomagają mi w trakcie nagrywania. Później trzeba go nagrać, najlepiej tak, aby Michał miał jak najmniej obróbki. Następnie Michał musi go obrobić, wrzucić do programu. Trzeba zrobić grafiki i opisy odcinka. Trzeba dać znać ludziom, czyli Wam, że ten podcast już jest. Wrzucić post, relację, a najlepiej jeszcze puścić maila. Uwierz mi, to nie trwa 45 minut. Więc jak już za którymś razem robimy jakieś zadanie, to o wiele łatwiej jest nam ten czas oszacować. Ale musimy wziąć pod uwagę, że możemy mieć poślizgi. Ja osobiście lubię dodawać około 30% czasu. Jeżeli komuś ja coś zlecam, to mam bufor czasowy. Mówię na przykład, że czas jest do środy, a wiem, że na przykład jest do kolejnej środy. Więc nawet jeżeli zrobi na deadline albo się spóźni klasycznie dzień lub dwa, to ja i tak mam jeszcze czas. 

Trudniej jest oszukać siebie i powiedzieć: Słuchaj Olga, czas do środy. A ja wiem, że to jest za tydzień. Wiem, że to nie wyjdzie. Więc od razu lepiej dodać sobie ekstra czas, ponieważ poza tym zadaniem mamy mnóstwo innych rzeczy związanych z prowadzeniem naszych firm. Ja na przykład ten odcinek nagrywałam drugi raz. Nie dlatego, że coś źle zrobiłam, źle powiedziałam czy był materiał do niczego, tylko dlatego, że mikrofon zaszwankował i musieliśmy całe nagranie skasować i nagrywać jeszcze raz. Jest jakaś wypadkowa, na którą nie mam wpływu, i której nie przewidziałam. Ale mam bufor czasu i mogę to zrobić. Gdybym go nie miała, to tego odcinka by nie było, bo zabrakłoby mi czasu, żeby go nagrać. Bardzo ważne jest to, żeby pamiętać, że poza realizacją zadań, które mamy w danym momencie, mamy też mnóstwo innych swoich obowiązków.

Jaka jest ciemna strona medalu złudnego planowania? 

Niestety bardzo dużo osób ma tendencję do tego, że kiedy nie wykreśli wszystkiego, co sobie zaplanował, to ma poczucie porażki i zmarnowanego dnia. Niesłusznie. Ja osobiście tak uważam i mam nadzieję, że Ty też będziesz tak myśleć. Każde zadanie, które skreślimy z listy zadań, to jest krok w kierunku celu, który sobie wyznaczyliśmy. O wiele lepiej jest robić nawet bardzo małe kroczki, niż nie robić żadnych. Więc nie martw się, że nie wykreśliłaś wszystkich zadań z dzisiejszej listy, bo ja też tego nie zrobiłam. Moje trzy zadania zostały przesunięte na kolejny dzień. To nie jest nic złego. 

Warto planować. Jeżeli przeszacujemy albo po prostu nie zdążymy tego zrobić, to przesuwamy to na kolejny dzień i działamy. Osobiście daję sobie taki jeden dzień tygodniu albo raz na dwa tygodnie na kończenie niedokończonych rzeczy albo sprzątanie czegoś, co kiedyś było porzucone. Mam taki dzień na porządki zadań, które gdzieś tam zaginęły w akcji lub nie zostały zrobione tak, jak powinno się je zrobić. Bo mi też się zdarza czasami zrobić coś na zasadzie „aby było”. Później, gdy takich rzeczy jest więcej, to trzeba je po prostu posprzątać. Więc też warto uwzględnić w swoim kalendarzu dzień na niedokończone sprawy. 

Ja zachęcam Ciebie do skorzystania z Kivo. Jeżeli planujesz dołączyć do Kivo, to musisz wiedzieć, że aby ten program hulał dla Ciebie jak należy i oszczędzał Ci czas w roku szkolnym, to trzeba się go nauczyć i w niego wdrożyć. To nie będzie pół godziny. Samo szkolenie wdrożeniowe z Ewą trwa około dwóch godzin. Też Ty musisz jakieś dane tam wgrać lub wpisać w zależności od tego, w którym momencie do nas dołączysz. Jeżeli są to szkoły, które zdecydowały się w trakcie rekrutacji, to ich wszyscy kursanci zapisali się przez Kivo. Więc oni mają trzy czwarte pracy mniej. To też nie oznacza, że bez sensu jest teraz wprowadzać klientów, ponieważ rok szkolny to dziewięć miesięcy. Warto jest o tym pomyśleć, że jeżeli planuje się zmianę w swoim biznesie, to można to robić małymi krokami. Nawet dać sobie dwa, trzy tygodnie, żeby wdrożyć firmę w program, wiedząc że w kolejnych miesiącach będzie o wiele mniej drobnych zadań do zrobienia. Tym optymistycznym akcentem dziękuję Ci serdecznie. 

Wspominałam też o naszej książce „Zarabiaj więcej”. Zapraszam Cię na stronę www.liderbranzyedukacyjnej.pl. Tam znajdziesz więcej informacji na temat tej pozycji. Jest to książka, która uczy jak sprzedawać w social mediach kursy stacjonarne i online. Mnóstwo praktycznej wiedzy, schematy, przykłady, opisane sprzedaże w poszczególnych krokach. Naprawdę wszystko, co musisz wiedzieć, aby sprzedawać wiedzę w social mediach. 

Zapraszam Cię też serdecznie do testowania Kivo na www.kivo.pl