793321000 kontakt@kivo.pl

Wielu właścicieli firm edukacyjnych zastanawia się jak usprawnić pracę swoją i biura. Na co dzień mnóstwo czasu zajmuje im podliczanie lektorów, rozliczanie należności klientów, odwołania zajęć, zmiany terminów zajęć itp.  Co możemy zrobić, żeby pewne proc esy odbywały się automatycznie?

Szkoły, które pracują na dziennikach papierowych lub w Excel’u, w większości borykają się z tymi samymi problemami. Większość czasu właściciela lub sekretariatu zajmuje tworzenie bazy z dzienników lektorów. Do tego dochodzi przygotowywanie za każdym razem od nowa rozliczeń klienta za dany miesiąc. Arkusze excel lub google są wygodne jeśli mamy jakiekolwiek pojęcie o formułach bazodanowych. Jeśli nie mamy, to służą nam tylko do wprowadzania zajęć i wpłat, całą resztę musimy liczyć “na piechotę”. Oczywiście wszystko da się tak policzyć i przygotować ale czas na to poświęcony jest niewspółmierny to rezultatów, jeśli mamy tylko 2 czy 3 lektorów to jeszcze nie jest to duże obciążenie ale więcej?

Jak to zmienić? Przede wszystkim spisać wszystkie obowiązki i osoby odpowiedzialne za konkretne działania. Po przygotowaniu takiej listy od razu widać ile zadań jest powielanych przez kilka osób. Na przykład dzienniki – lektor musi je wypełnić, bo na ich podstawie jest rozliczany ze swoich zajęć, potem sekretariat wprowadza je do wspólnej bazy, a na końcu właściciel je sprawdza i na tej podstawie przygotowuje pensje. Dodatkowo klientowi trzeba przygotować oddzielne zestawienie zajęć, gdzie nie będzie informacji o wynagrodzeniu lektora. Jak to usprawnić? Dać lektorom narzędzie, dzięki któremu wszystkie wprowadzone przez nich szczegóły zajęć będą widoczne i dla sekretariatu lub właściciela i dla klienta, dla każdego w odpowiednim zakresie. Taką możliwość daje Kivo – wszystkie wprowadzone dane są w jednym miejscu, dostęp do nich jest ograniczony tylko uprawnieniami użytkownika. Wykorzystując platformę online do zarządzania szkołą nie wykonujemy tych samych czynności kilka razy a co za tym idzie oszczędzamy czas.

Kolejnym punktem  są rozliczenia z klientami. Zamiast wysyłać co miesiąc, albo częściej, rozliczenia w excelu, przekonajmy klientów do korzystania z platformy online, gdzie będą mogli zobaczyć wszystkie swoje zajęcia, lub swoich dzieci (archiwalne i planowane), sprawdzić stan płatności. Najlepiej taką platformę jak Kivo, gdzie logowanie może się odbywać również przy pomocy Facebook’a, dzięki czemu znika konieczność pamiętania kolejnego loginu i hasła. Stopniowo przyzwyczajmy klientów, ze w takim miejscu będą mieli wszystkie potrzebne informacje, i o postępach i o płatnościach.

Dzięki automatyzacji tylko tych dwóch procesów, już zaoszczędzamy bardzo dużo czasu, który możemy poświęcić na inne aspekty naszej działalności.

Pójdźmy jeszcze dalej, co jest kolejnym punktem na liście pożeraczy czasu? Informowanie klientów i lektorów o zmianach, wyszukiwanie adresów mail do grupy w bazie mailowej czy telefonów do. Znajdźmy narzędzie, w którym każdy kursant będzie przypisany do swoich grup i będziemy mogli mu wysłać z poziomu platformy sms lub mail.

Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu, to też łatwy dostęp do informacji zarówno dla właściciela, biura jak i dla lektora i klienta. Dzięki posiadaniu danych o zajęciach, wpłatach, kosztach, wynagrodzeniach w jednym miejscu, jesteśmy w stanie w każdej chwili skontrolować kondycje finansową naszej firmy, zaplanować swoje dalsze działania.

Pamiętajmy o wyborze odpowiedniego narzędzia, takiego jak Kivo, które pozwoli nam zarządzać firmą z każdego miejsca na świecie.

Call Now Button