Prężnie działająca szkoła językowa, to marzenie wielu początkujących przedsiębiorców w branży edukacyjnej. Takie marzenie miała też kiedyś moja rozmówczyni. Zapraszam Cię do przeczytania inspirującej rozmowy z Aleksnadrą Ulman, której szkoła korzysta z oprogramowania kivo.pl

1. Ola do dziś pamiętam naszą pierwszą rozmowę, byłaś wtedy właścicielką małej szkoły, w której zajmowałaś się wszystkim, również uczeniem swoich kilkunastu uczniów, których wtedy miałaś. Dziś jest już zupełnie inaczej. Powiedz proszę, co było Twoim krokiem milowym w rozwoju szkoły. Co pozowało Ci, tak pięknie się rozwinąć?

Zdecydowanie szkolenia, które pomogły mi spojrzeć na moje działania z innej perspektywy. Zaczęłam się uczyć i intensywnie inwestować we własne kompetencje. Na początku pogłębiałam wiedzę z zakresu samego prowadzenia i promowania szkoły językowej – jakie treści publikować, jak prowadzić fanpage szkoły, jakie dodatkowe zajęcia wprowadzić do oferty kursów. Później zaczęłam doskonalić kompetencje miękkie, uczyłam się budować zespół, tworzyć oferty i patrzeć na MY WAY jak na firmę, która nie jest już moją alternatywą dla pracy w szkole podstawowej tylko jest dokładnie przemyślanym biznesem, który wciąż doskonalę i rozwijam wraz z zespołem.

2. Co było dla Ciebie największym wyzwaniem do tej pory w Twojej szkole? Jak udało Ci się z tym poradzić?

Największym wyzwaniem było dla mnie zbudowanie zespołu i zaufanie nowym osobom. Robię to wciąż od 4 lat. Pierwszą lektorkę zatrudniłam, ponieważ nie byłam w stanie prowadzić kolejnej grupy. Bardzo dużo uczyłam, a chętnych nie brakowało. To był moment, kiedy moja działalność ograniczała się do jednego pokoju w domu na wsi i wielkiego marzenia, żeby wyrwać się ze szkoły państwowej. Bardzo się obawiałam, że jakość lekcji może się zmienić i że stracę kontrolę, bo przecież nikt nie uczy tak dobrze jak ja. Na szczęście szybko zrozumiałam, że z zespołem dojdę dalej niż sama. Od pierwszego lektora inwestowałam bardzo dużo czasu w szkolenia i przekazywanie wiedzy, jak prowadzić zajęcia.

Kolejne lata przynosiły najróżniejsze sytuacje, niekiedy trudne i dołujące. Jednak zawsze starałam się z nich wyciągnąć lekcję dla siebie i poprawić to, z czego nie byłam do końca zadowolona. Wiedziałam, że chcę pracować z ludźmi i głęboko wierzyłam w to, że nawet w małym mieście można zbudować zespół zaangażowanych nauczycieli, którzy potrafią uczyć inaczej, w nowoczesny i aktywny sposób. Tylko muszę ich znaleźć. W ten sposób obecnie współpracuję z 25 osobami, zaczynając od licznego grona nauczycieli uczących stacjonarnie oraz online przez obsługę biura i IT po wirtualną asystentkę i różne osoby świadczące usługi na wielu polach.

3. Na początku swojej działalności byłaś jedynym lektorem, dziś zatrudniasz zespół ludzi. Czym obecnie się zajmiesz, jako właściciel szkoły?

Najśmieszniejsze pytanie, jakie pada z ust moich znajomych, brzmi: „Co Ty robisz, skoro nie prowadzisz już lekcji?”.

Nasuwa mi się wtedy odpowiedź z Instagramach reelsów: „Pracuję, może nie wyglądam, ale pracuję”. A tak na serio, to największą częścią mojej pracy jest obecnie tworzenie nowych kursów, obmyślanie strategii, rozmowa z klientami, przydzielanie kursantów do grup oraz ciągłe rozwijanie szkoły. Moja „to-do list” nie ma końca, ponieważ teraz mam czas na tworzenie i wymyślanie nowych projektów, które dodają wartość do naszych lekcji i pomagają nam wyróżnić się na lokalnym rynku.

Obecnie bardzo dużo czasu poświęcam na promowanie kursów online. Podejmuję liczne nowe współprace umożliwiające doskonalenie kadry. Czuję się dumna, z tego, że MY WAY to nie tylko miejsce pracy, lecz także rozwoju naszych nauczycieli. Staram się odkrywać talenty lektorów i dawać im możliwości współtworzenia nowych projektów, w których będą mogli wykorzystywać swoje mocne strony.

4. Jakbyś mogła podzielić się dwoma największymi błędami, jakie popełniłaś w trakcie rozwoju szkoły językowe, jakie to były błędy i dlaczego, akurat te?

Miałam to szczęście, że zanim przeniosłam szkołę na rynek myślenicki, w którym była już spora konkurencja, nauczyłam się na błędach innych osób i sama ich nie powieliłam. Natomiast wyzwania, które napotkałam na swojej drodze, wynikały głównie z tego, że osoby, z którymi współpracowałam, nie rozumiały warunków umowy. Kosztowały mnie to sporo nerwów i nieprzespanych nocy, zwłaszcza że należę do osób emocjonalnych. Szybko się uczę, dlatego z czasem wprowadziłam dodatkowe spotkania z nowymi pracownikami, żeby przed podpisaniem umowy dokładnie przeanalizować wszystkie jej podpunkty.

Obecnie do tej rozmowy dodaję również omówienie standardów nauczania. Moja dobra przyjaciółka, która zajmuje się naszymi szkoleniami metodycznymi, zapytała mnie kiedyś, czy standardy pracy w MY WAY są spisane i przedstawione każdemu nauczycielowi, czy mam je tylko w głowie. Ta rozmowa pomogła mi zrozumieć, że aby rozwijać szkołę muszę dokładnie sprecyzować, jak powinny wyglądać lekcje, aby każdy z naszych lektorów miał pewność, jakie są oczekiwania.

Wyciąganie wniosków wymaga dużych nakładów pracy, czasu i pieniędzy, ale ja traktuję je jako krok, dzięki któremu w kolejnych współpracach będzie łatwiej.

5. Gdzie lub jak obecnie pozyskujesz najwięcej klientów?

Staramy się stale pozyskiwać klientów, dlatego też w każdym miesiącu podejmujemy działania marketingowe. W tym roku postanowiliśmy intensywnie postawić na kampanie reklamowe w mediach społecznościowych, natomiast lokalnie w Myślenicach świetnie działają wartościowe ulotki dla klientów. Co rozumiem pod pojęciem „wartościowe ulotki”? Przygotowaliśmy zakładki do książek, które z jednej strony mają namiary na naszą szkołę, a z drugiej – zagadnienia gramatyczne z języka angielskiego. Dzięki temu klienci sami sięgają po zakładki, ponieważ przydadzą się im lub ich dzieciom do nauki i do szkoły. Bardzo dużo nowych kursantów poznało nas właśnie poprzez zakładki, które czekają na nich w różnych miejscach w mieście.

Bardzo chętnie nawiązuję współprace z innymi szkołami, np. rysunku czy przedmiotów ścisłych, takich jak matematyka, chemia i fizyka, ponieważ możemy wzajemnie się polecać. W trakcie roku szkolnego jestem bardzo otwarta na tego typu działania. Kolejnym krokiem jest dbanie o opinie zadowolonych klientów i systematyczne prezentowanie ich w mediach społecznościowych. 

6. Na każdym etapie rozwoju szkoły językowej właściciele zmagają się z jakimiś wyzwaniami, czy też problemami. Z czym Ty się zmagasz na tym etapie rozwoju szkoły?

Dla mnie największym wyzwaniem jest przekazywanie odpowiedzialności kolejnym osobom. Z czasem zobaczyłam, że pracuję z ludźmi, którzy są w wielu obszarach lepsi ode mnie. I zdałam sobie sprawę z tego, że pięknie się uzupełniamy. Dokładnie pamiętam sytuację, która pomogła mi to sobie uświadomić, i odczułam ulgę, że są osoby, które mogą mnie zastąpić, a nawet zrobią coś lepiej niż ja, ponieważ skupiają się na konkretnym obszarze, który opanowują do perfekcji. 

Ogromnie doceniam to, jak nasi nauczyciele angażują się w życie szkoły, a dział administracji troszczy się o klientów. Z czasem zaczęłam odkrywać mocne strony naszych pracowników i razem z nimi współtworzyć projekty. Dodatkowo po przeczytaniu książki Jakuba Gromka Obudź swoją produktywność wprowadziłam zmiany w organizacji mojego stylu pracy. W danym momencie staram się koncentrować na jednym zadaniu i wybieram takie obszary, dzięki którym w każdym roku będziemy mogli wprowadzić kolejny wartościowy element do naszej oferty. 

7. Bez czego/kogo nie wyobrażasz sobie pracy?

Ile razy pomyślałam sobie: „Nie wyobrażam, żebym…”, tyle razy życie postawiło mnie właśnie w takiej sytuacji. Pominę więc słowa „nie wyobrażam sobie” i odpowiem na to pytanie trochę inaczej. Dla mnie rodzina jest najważniejszym elementem życia. Bycie żoną i mamą to obszary, na które chcę znaleźć jak najwięcej czasu. Przez ostatnich kilka lat dążyłam do tego, abym dodatkowo nie była zmęczona i przeciążona pracą.

Dlatego w lutym 2022 roku do naszego zespołu dołączył Artur, mój kochany mąż, z którym obecnie wspólnie prowadzimy MY WAY, rozwijając szkołę i dzieląc się obowiązkami. Nie mamy problemu z podziałem ról, ponieważ nasze charaktery już mocno determinują to, czym się zajmujemy. Artur jako osoba niezwykle skrupulatna zajmuje się organizacją i administracją, co daje mi przestrzeń do tworzenia i wymyślania nowych projektów. Wcześniej Excel, tabelki i cyfry zajmowały mi mnóstwo czasu. Teraz ja mogę tworzyć kolejne wartościowe kursy, ponieważ wiem, że u mojego boku jest zaufana osoba, która jest świetna w tym, co do tej pory było dla mnie wyzwaniem.

Decyzja o zmianie pracy była dla nas bardzo trudna, ponieważ zawsze boimy się tego, co nowe. Jednak potwierdziło się powiedzenie, że zmiany są dobre. Dzięki temu uwolniliśmy mnóstwo czasu na wspólną kawę, sport, wyjazdy i inne obszary codziennego życia. 

Natomiast jeśli chodzi o organizację szkoły, to oprogramowanie Kivo znacznie ułatwiło nam pracę. Szczególnie doceniamy to podczas rekrutacji na kursy i automatyzacji w podpisywaniu umów. Jesteśmy w stanie współpracować z klientami, sekretariatem i lektorami, oszczędzając dużo czasu.

Bardzo dziekuję za szczerość i chęć inspirowania innych.

Zaufali nam między innymi: