Każdy wie, że umowa z kursantem lub jego rodzicem, to podstawa rozpoczęcia zajęć w szkole, ale wiemy też, że wrześniowe urwanie głowy może być powodem tego, że nie dopilnowaliśmy wszystkich umów. Czasem ktoś dochodzi w październiku, kiedy jeszcze łatamy dziury w grafiku.
Niestety często rodzice czują się bezkarni i wprost nam mówią, że rezygnują z znajęć, bo nie mają umowy (z dnia na dzień mogą odejść) i unikają kontaktu z nami nie płacąc za zajęcia.
Ale czy brak umowy oznacza brak obowiązku zapłaty za zajęcia, w których dziecko brało udział?
Umowa jest dla stron wiążąca niezależnie od formy, w której została zawarta. Istnieją oczywiście wyjątki od tej zasady, np.: przeniesienie własności nieruchomości zawsze będzie wymagało formy aktu notarialnego. Wsiadając do autobusu nie podpisujemy przecież żadnej umowy, a mimo to dochodzi do jej zawarcia.
Jeśli usługa została wykonana, mimo braku umowy zawartej w formie pisemnej, możemy wystawić FV i domagać się zapłaty wynikającej z niej należności. Umowa zawarta w formie ustnej również stanowi podstawę prawną do wystawienia FV.
W razie unikania płatności pomóc nam w tym mogą:
- zeznania świadków – pracowników, rodziny, klientów,
- korespondencja mailowa dotycząca umawiania terminu zajęć,
- wiadomości sms,
- audiowizualne nagrania z monitoringu,
- zdjęcia dokumentujące udział kursanta w zajęciach,
- innego rodzaju pisma czy wiadomości sugerujące, że kursant brał udział w lekcjach.
Zeznania świadków mogą być dla nas bardzo istotnym świadczącym na naszą korzyść – często jest to również pierwsze rozwiązanie, które przychodzi nam na myśl.
Jest kilka sposobów na to, aby odzyskać pieniądze za wykonaną usługę. W zależności od sytuacji wiąże się to z mniej lub bardziej stanowczym nawoływaniem do zapłaty.
Krok pierwszy – wezwania do zapłaty
Dochodzenie swoich należności można rozpocząć od tzw. miękkiej windykacji – czyli przypominając klientowi o tym, iż termin zapłaty już minął, a zobowiązanie nie zostało uregulowane. Do wezwania do zapłaty można dołączyć informacje o:
– rozpoczęciu naliczania odsetek;
– braku konieczności zapłaty odsetek, jeżeli uregulowanie zobowiązania nastąpi w terminie … dni;
– tym, że w przypadku braku spłaty dług zostanie wystawiony na giełdzie długów;
– groźbie powierzenia sprawy kancelarii windykacyjnej;
– groźbie opublikowania danych dłużnika w bazie BIG.
Na co zwrócić szczególną uwagę?
- Na korzystanie z różnych narzędzi miękkiej windykacji (telefon, SMS, e-mail, listowne wezwanie do zapłaty).
- Na zachowanie potwierdzeń – dowodów na to, że klient był nawoływany wielokrotnie do zapłaty (raporty SMS, wysyłka listowna za potwierdzeniem odbioru).
- Na systematyczność w wysyłaniu przypomnień (zachować równy odstęp np. co 7 dni przez miesiąc).
- Na szybką reakcję, ponieważ dla skutku ściągalności długu ma znacznie okres przeterminowania zobowiązania.
Krok drugi – ostateczne wezwanie do zapłaty
Jeżeli wezwania do zapłaty nie odnoszą skutku, sporządza się pisemnie ostateczne wezwanie do zapłaty, w którym informuje się dłużnika, że dalsze unikanie spłaty zobowiązania skutkować będzie skierowaniem sprawy na drogę sądową.
Czy to wszystko jest warte tych nerwów?
Czasem warto jest się zastanowić, czy kwota, którą nam klient zalega, jest warta tych nerwów i szarpania się?
Wiemy, że wykonujemy swoją pracę najlepiej, jak możemy i należy nam się zapłata, ale czasem warto odpuścić dla własnego zdrowia.
Niestety bardzo często osoby, które zalegają i czują się przez nas „naciskane” do zapłaty zaczynają robić nam czarną robotę wśród znajomych, na forach, czy też wystawiają negatywne opinie na mediach społecznościowych, aby zniechęcić nas do egzekwowania spłacenia zadłużenia 🙁 Takie zagrania są bardzo krzywdzące i poniżej krytyki i czy warte to jest 200, czy 300 zł?
To już zostawiamy Twojej ocenie.
Zaufali nam między innymi:
Nowoczesny wgląd oraz wszystkie niezbędne funkcje, które pomogą Ci całkowicie zautomatyzować oraz przechowywać dane klientów zgodnie z RODO.
Obejrzyj nagranie z krótkiego, wirtualnego spaceru po naszym programie.
Każdy nasz klient otrzymuje od nas indywidualne wsparcie i szkolenie z naszego programu.
Jesteśmy dla Ciebie dostępni telefonicznie oraz pod e-mailem kontakt@kivo.pl
• 14 dniowy okres próbny • Karta kredytowa nie jest wymagana
Kolejna forma, dla mnie osobiście, jest lepsza od tej, którą przedstawiłam przed chwilą. Jest bardzo podobna, ale jest jedna różnica. Jest to stała miesięczna opłata. Czyli mamy dwa tysiące za kurs, dzielimy to na dziesięć równych opłat, czy dziewięć i mówimy klientowi, że co miesiąc jest 200 złotych. Nieważne, ile lekcji będzie, jest to cała kwota podzielona na dziesięć części, aby co miesiąc wpłacać tą samą sumę Oczywiście wyjaśniamy warunki współpracy, tak jak zresztą przy każdej innej umowie, żeby nie było problemów dlaczego tyle a nie więcej lub mniej. Zdecydowanie zredukuje to ilość pytań. Też klienci będą spodziewali się konkretnego wydatku co miesiąc i dla wielu osób jest to fajna sytuacja, że wiedzą jakie mają zobowiązania. Każdy z nas ma rachunki, a do tego też wiele rodzin sobie dolicza, że takie zobowiązanie miesięczne, to jest, np. kurs języka angielskiego czy niemieckiego. Zdecydowanie też dużo więcej osób zgodzi się na współpracę z nami, płacąc dwieście złotych miesięcznie.
Jest to mniejsza kwota i mniejszy wydatek dla rodziny, niż dwie duże płatności lub jedna. Będą pojawiać się dłużnicy, jak w większości przeze mnie prezentowanych form płatności, ale też musicie wiedzieć, że to nie jest tak, że połowa klientów nie płaci. To są jednostki. Zazwyczaj jeżeli mamy już dwie niezapłacone części, możemy się spodziewać, że ta osoba już nie zapłaci lub zniknie. Jest takie ryzyko zawodowe. Oczywiście możesz takie osoby prosić, aby zapłaciły, pisać wezwania do zapłaty, jak najbardziej można to robić. W zależności od tego, czy jest to dla Was gra warta świeczki.
Każdy zgodnie ze swoim sumieniem musi odpowiedzieć na to pytanie. Bo wiem, że niektórzy walczą o 100 złotych, a inni po prostu odpuszczają, bo mogą sobie na to pozwolić. Ja szanuję obie decyzje. Rozumiem tych, którzy są zawiedzeni, że ktoś wykorzystał ich czas i im nie zapłacił. Ale też rozumiem tych, którzy mówią: Dobra, no nieważne, trudno. Zajmie mi to więcej czasu, nerwów niż to warte. No i oczywiście stały, comiesięczny dopływ gotówki. Tutaj jesteśmy o wiele bardziej przewidywalni. Możemy przewidzieć ile pieniędzy wpłynie nam co miesiąc na konto, niż przy tych różnych płatnościach. O wiele łatwiej można gospodarować takim budżetem, planować rzeczy itd.
Ostatnia forma płatności dla biznesu stacjonarnego, i tu już tak troszeczkę wejdziemy w biznes online, ale o tym jeszcze za chwilę. Coraz więcej szkół, zwłaszcza w większych miastach, sięga po model abonamentowy z podpinaniem karty. Polega on na tym, że tak jak ludzie płacą za Netflixa, tak samo na stronach szkoły, osoby deklarują się na stałą miesięczną opłatę. Podpinają sobie kartę i co miesiąc tego samego dnia konkretna kwota zostaje im ściągnięta z konta. Jest to stała miesięczna opłata. Jest mnóstwo plusów takiej formy, np. nie musimy się upominać. Ale też jest jeden bardzo duży minus. Strasznie ciężko naszym rodakom jest podjąć decyzję o tym, aby podpiąć kartę na coś innego niż na przykład Netflix. O ile tak chętnie podpinamy kartę na rozrywkę, o tyle trudniej jest nam zrobić to, jeżeli chodzi o edukację. Taki model subskrypcyjny jest fajny, ale bardzo będzie dla Was wymagający, zwłaszcza na samym początku. Zawsze pojawią się osoby, które powiedzą: A dlaczego mi zdjęło pieniądze z konta? Ja chciałem zapłacić tydzień później. Wiem o czym mówię, dlatego, że taki model miałam w moim biznesie online w szkole językowej. W kursach językowych online, ludzie pisali do nas, dlaczego zabraliśmy im pieniądze z konta. Świadomość i edukowanie są szalenie ważne.
Na początku może być to ciężkie, zwłaszcza jeżeli robimy to dużą skalę. Akurat w naszym przypadku to była duża skala. W lokalnym biznesie na pewno mniejsza, ale nadal jest co robić.
Ostatnia forma płatności, też dla osób, które działają w online jest wykupywanie paczek godzin. Mamy na Kivo osoby, które prowadzą biznes stacjonarny, ale również mają klientów online. Jest to dosyć popularne. Coraz częściej słyszę o tym, że tak robicie i sprzedajecie zestaw, np. trzydziestu godzin lekcji online na żywo. Płaci się za paczę i mamy czas, żeby to wykorzystać przez jakiś okres. Tu również wchodzą płatności online’owe. Zajęcia oczywiście też są wtedy w onlinie. Obsługujemy na Kivo zarówno biznesy stacjonarne jak i biznesy online. Pracujemy dla Was też nad kilkoma nowymi rozwiązaniami, aby pomóc biznesom stacjonarnym wkroczyć w świat lekcji online prowadzonych na żywo. Mogę tylko zdradzić, że będą to dwa nowe rozwiązania, które bardzo zautomatyzują i ułatwią Wam obsługę klienta oraz płatności Ale o tym już niedługo będę miała zaszczyt Was poinformować.
Dziś serdecznie zachęcam Ciebie do przetestowania programu www.kivo.pl, gdzie będziesz mieć kontrolę finansów. Gdzie Wasi klienci, na swoich kontach, będą mogli zobaczyć ile mają do zapłaty w danym miesiącu i nieważne jaki model płatności wybierzesz, Kivo umożliwi Ci obsługiwanie każdego jednego. Obecnie poza opcją subskrybowania. Też w dużej mierze zależy od Was czy taką funkcję chcecie wprowadzić czy też nie. Serdecznie Was zachęcam, przetestujcie! Piszcie do nas na kontakt@kivo.pl. Tam możecie umówić się na indywidualne oprowadzanie po naszym programie lub od razu zapisać się na bezpłatny okres testowy na stronie www.kivo.pl.
Wirtualny Sekretariat
- podpisywanie umów online
- aplikacja KIVO na Android
- zarządzanie klientami (baza kontaktów, informacje o umowach)
- tworzenie grup (komunikaty gdzie są wolne miejsca)
- szybkie odwoływanie zajęć, organizowanie zastępstw
- widok odwołanych zajęć
- generowanie umów na podstawie ustawionych kursów
Tworzenie Grafików Zajęć
- kreator drag and drop
- widok zaplanowanych zajęć według lokalizacji, sali, lektora
- szybki podgląd grafiku
- możliwość wydrukowania planu
- szybkie ustalanie zajęć i ustawianie statusu realizacji
- uwzględnianie dni wolnych z kalendarza
Finanse Szkoły
- wyliczanie rentowności grup/zajęć
- kontrola stanu wpłat na konto i gotówki
- program do wystawiania faktur
- raporty stanu kont klientów
- informacje o dłużnikach i sumie brakujących wpłat
- szybka wysyłka przypomnienia o płatności bezpośrednio z Kivo
- wyliczenia kwoty do zapłaty dla każdego lektora, w oparciu o ilość przerobionych zajęć
- płatności online
Raporty dla klientów - One Page
- lista obecności
- wpłaty klienta oraz kwota do zapłaty za kolejny miesiąc
- uwagi lektora
- plan zajęć na kolejny miesiąc
- opisy przerobionego materiału dodane przez lektora
Panel Klienta
- aplikacja dla klienta
- kontrola obecności dziecka
- widok przerabianych tematów i materiałów
- Informacje o płatnościach
- harmonogram zajęć
- widok uwag dodanych przez lektora
Panel Lektora
- aplikacja dla Lektora
- zaznaczanie obecności uczniów
- wpisywanie tematów oraz programu
- uwagi dla poszczególnych uczniów lub całej grupy
- widok swojego planu zajęć
- widok kwoty do zapłaty za przerobione zajęcia i zastępstwa
- możliwość wpisania zgłoszenia nowego klienta
Komunikacja Wielokanałowa
- możliwość wysyłki e-mail bezpośrednio z Kivo do wszystkich klientów, wybranej grupy lub wybranych klientów
- możliwość wysyłki SMS bezpośrednio z Kivo do wszystkich klientów, wybranej grupy lub wybranych klientów
- konunikacja w aplikacji KIVO na Adnroid
- wbudowany czat do komunikacji z klientem
Zgłoszenia
- formularz zapisu klienta (link do wstawienia na stronie w formie przyciski lub wysłania mailem), z którego dane automatycznie pojawiają się w liście zgłoszeń
- generowanie konta klienta bezpośrednio z listy zgłoszeń
- ustawianie zajęć z poziomu listy zgłoszeń
Biblioteka Multimediów
- wykaz wszystkich materiałów dydaktycznych szkoły
- zaznaczanie, kto, co i kiedy wypożyczył
Najnowsze komentarze